Política de tratamiento de datos

ARTÍCULO 1. OBJETO: En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012[1], el Decreto Reglamentario 1377 de 2013[2] y el Decreto 1074 de 2015[3], y las demás normas que la modifican, adicionan y reglamentan, tendientes a regular el tratamiento de datos personales de las personas naturales y jurídicas (en adelante “titulares”) por parte de REFRASTRABE S.A.S., (en adelante “REFRASTRABE”), se adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales (la «política») con el propósito de poner en conocimiento de los titulares de los datos personales tratados por REFRASTRABE los derechos que les asisten, los procedimientos adoptados para hacer efectivos esos derechos, así como la finalidad con la cual serán tratados sus datos en caso de otorgar la autorización expresa, previa e informada.

ARTÍCULO 2. APLICACIÓN Y ALCANCE: REFRASTRABE lleva a cabo operaciones frente a las cuales es necesario la recolección de datos personales de personas naturales y jurídicas, con quienes sostiene diversas relaciones contractuales y/o comerciales. Por tal motivo, será necesaria la recolección y el tratamiento de dicha información respecto de todas las personas, tales como clientes, menores de edad, público en general, proveedores, contratistas, así como empleados y personas que se encuentren en proceso de vinculación contractual de cualquier naturaleza con REFRASTRABE, con el propósito de ejecutar de la manera más adecuada sus actividades sociales, administrativas y comerciales. REFRASTRABE podrá modificar esta política en el momento que considere necesario.

ARTÍCULO 3. DEFINICIONES: Para efectos de esta política se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por REFRASTRABE, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Las bases de datos pueden estar en formatos tales como: cualquier medio digital, papel, video, registros biométricos, grabación de voz, entre otros.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Dato semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Oficial de Protección de Datos Personales: Persona jurídica o natural designada por REFRASTRABE, que asume la función de protección de datos, vela por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos, buenas prácticas de gestión de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos a los que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Se presenta cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

ARTÍCULO 4. PRINCIPIOS: En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 en el decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Con el acceso, uso, navegación y/o interacción dentro del sitio web, el titular ACEPTA Y AUTORIZA de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca el tratamiento de aquellos datos personales que le sean solicitados y que sean necesarios para el desarrollo de las relaciones comerciales y contractuales con REFRASTRABE.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

Deber de información: REFRASTRABE informará al titular de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado, así como la finalidad y demás principios que regulen el tratamiento de esos datos. Además, informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del hábeas data por parte de los titulares procediendo al registro que exige la ley.

ARTÍCULO 5. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: REFRASTRABE es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. Sus datos de contacto son:

Responsable: REFRASTRABE S.A.S

NIT: 815000075

Domicilio: Corregimiento de Sonso – Guacarí, Valle del Cauca

Dirección: Cra 8 #1 salida sur

Correo electrónico: recursoshumanos@refrastrabe.com

Teléfono: 3165365150

ARTÍCULO 6. RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE LAS CONSULTAS O RECLAMOS: REFRASTRABE designa a Kelly Johanna Zapata Blandonquien realizará la atención y seguimiento de la Peticiones relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales además de velar por el cumplimiento, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente política. Adicionalmente consolidará y realizará el reporte de las reclamaciones ante el RNBD (Registro Nacional de Bases de Datos) cuando corresponda.

ARTÍCULO 7. TRATAMIENTO: El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de REFRASTRABE podrá realizarse de forma manual, digital y/o automatizada e implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.

ARTÍCULO 8. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS: En las bases de datos de REFRASTRABE, se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, REFRASTRABE, puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012 y datos de menores de edad, también en cumplimiento de la normatividad vigente.

ARTÍCULO 9. MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES: Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de REFRASTRABE y podrán ser almacenadas en bases de datos dependiendo de su origen:

Empleados y Contratistas: Los datos serán tratados para gestionar la vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral o civil que surja entre el empleado o contratista y REFRASTRABE, defensa judicial, evaluación de desempeño, gestión de nómina y pagos, pago de prestaciones sociales, exámenes periódicos de salud ocupacional, diseño y ejecución de planes de bienestar para los empleados y eventualmente sus familias.

Familiares de nuestros empleados o colaboradores. Se podrá pedir a los empleados que compartan (si así lo desean) los datos de sus hijos menores tales como nombre y fecha de nacimiento, esto con el fin de llevar a cabo actividades y/o eventos de celebración como el día del niño, la celebración de navidad o la entrega de beneficios especiales.

Clientes: Los datos serán tratados para adelantar las actividades en pro del desarrollo del objeto social, mercadeo y venta de productos; hacer análisis de datos y estudios de mercadeo; brindar atención y soporte al cliente; desarrollar actividades de fidelización y participación en concursos exclusivos; permitir las transacciones (compras) de productos por comercio electrónico y/o botones de pago; atender domicilios; realizar concursos y premiaciones y publicar las respectivas imágenes; permitir inscripciones de usuarios en línea; así como para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales derivadas de la relación comercial que surja entre el cliente y REFRASTRABE ya sea de forma presencial en las instalaciones o correo electrónico; atención de peticiones, quejas, reclamos o cualquier solicitud por cualquier medio de contacto del cliente; fines estadísticos; registro histórico de relaciones comerciales.

Proveedores: Los datos serán tratados para contactar y contratar a proveedores, confirmar datos y experiencia; gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato celebrado con el respectivo proveedor o de la relación establecida con este; gestión contable y tributaria de pagos; defensa judicial; fines estadísticos e históricos de relaciones comerciales y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias para gestionar el desarrollo y terminación de la relación civil o comercial que surja entre el proveedor y REFRASTRABE.

Postulantes a ofertas de empleo: Los datos personales serán tratados con el fin de verificar datos con referencias personales y/o comerciales, y experiencia y trayectoria con antiguos empleadores; adelantar, directamente o a través de un tercero, el proceso de selección de personal, lo que incluye, entre otras cosas, citaciones para pruebas y entrevistas, visitas domiciliarias; exámenes médicos y de aptitud para el respectivo trabajo, verificación de antecedentes, y todas las actividades necesarias para la contratación en caso de ser seleccionado. Las hojas de vida y anexos serán conservadas por un tiempo máximo de 60 días, después de ser enviadas o registradas.

PARÁGRAFO: En adición a las finalidades descritas, REFRASTRABE tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, archivo histórico de relaciones comerciales, laborales y civiles, análisis de data, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad en desarrollo de su actividad y objeto social, los encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas.

ARTÍCULO 10. FINALIDADES DE LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Datos personales y de contacto: REFRASTRABE requerirá la entrega, recolectará y almacenará los datos y la información personal y de contacto del titular tal como nombre, dirección, edad, número de teléfono y correo electrónico. Esta información será entregada por el titular de manera voluntaria al momento de registrarse sitio web y/o al momento de realizar los pedidos para la adquisición de los productos ofrecidos por REFRASTRABE, recolectados por correo electrónico y pagina web.

Además, REFRASTRABE recopilara toda aquella información personal o de contacto que le sea proporciona durante cualquier correspondencia relacionada con la atención al titular, así como en relación con los productos y servicios ofrecidos.

Información financiera: REFRASTRABE recolectará y almacenará datos e información financiera y de pago cuando el titular realice las respectivas órdenes de compra para la adquisición de los productos ofrecidos. Esta información incluye, pero no se limita, a la forma y al método de financiamiento utilizada para la adquisición de los productos, la dirección de facturación, el valor de la compra, identificación y el número de cuenta, recolectados por medio de correo electrónico y pagina web.

Información demográfica: REFRASTRABE requerida la entrega, recolectara y almacenara los datos y la información demográfica tales como código postal, sexo, fecha de nacimiento y / o edad.

Datos sensibles: En ninguna circunstancia, REFRASTRABE requerida la entrega, recolectará y/o almacenará datos sensibles o que afectan la intimidad de los titulares, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, organizaciones sociales, de derechos humanos, intereses políticos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Uso de imagen: Utilizar imágenes, fotografías, entrevistas y videos de los titulares de la información de las diferentes campañas y eventos para su página web y redes sociales

Datos de menores: Conforme a lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, REFRASTRABE puede llegar a tratar datos de menores de edad, pero, en ningún caso de niñas o niños, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, asegurando en todo caso que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes establecidos en la Ley 1098 de 2006.

Cumplir con solicitudes y requerimientos: En desarrollo de esta finalidad, REFRASTRABE tratará los datos con el fin de, entre otros, cumplir con sus obligaciones legales incluyendo aquellas relacionadas con SAGRILAFT, prevención de conductas de soborno transnacional y retención documental requerida por las normas legales vigentes, las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, serán tratada de forma confidencial y solo se destinará para los fines que establece la normativa.

ARTÍCULO 11. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
De acuerdo con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, se debe tener en cuenta la opinión del el niño, niña o adolescente.
Que se cumpla con los principios previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el padre, madre o tutor de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

ARTÍCULO 12. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO Y/O DE LAS BASES DE DATOS: El tratamiento de los datos personales y las bases de datos derivadas de este tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o al periodo de vigencia que señale la ley, el contrato o la regulación aplicable, conforme a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

ARTÍCULO 13. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: REFRASTRABE aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

El Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

ARTÍCULO 14. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o, mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTÍCULO 15. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES: De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 26° de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

ARTÍCULO 16. DERECHOS DE LOS TITULARES: Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a REFRASTRABE, en su calidad de responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
Solicitar prueba de la autorización otorgada a REFRASTRABE salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
Ser informado por REFRASTRABE, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante REFRASTRABE.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el tratamiento el responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución.
Supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.

ARTÍCULO 17. DEBERES DE REFRASTRABE COMO RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS: REFRASTRABE como responsable o encargada del tratamiento cumplirá con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado o que se dará a sus datos.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política y realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando este sea formulado por parte del titular de la información o “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que están legitimadas para acceder a ella.

ARTÍCULO 18. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS: El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al área de comunicaciones, encargada de la atención a las solicitudes de los Titulares, a través del correo electrónico recursoshumanos@refrastrabe.com

18.1 Procedimiento de Consulta: Los titulares podrán formular una consulta al correo recursoshumanos@refrastrabe.com cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de REFRASTRABE, para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando.

La consulta, presentada de acuerdo con lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

18.2 Procedimiento de Reclamo: Los titulares podrán presentar al correo recursoshumanos@refrastrabe.com un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de REFRASTRABE debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos el “reclamo en trámite” y el motivo de este, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

18.3 Procedimiento para actualizar, corregir, rectificar o suprimir los datos del titular: En cualquier momento el titular puede conocer, actualizar, corregir, rectificar o suprimir los datos suministrados a REFRASTRABE, para ello debe gestionar la solicitud detallando: datos de contacto, medios para recibir respuesta, motivos y/o hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, petición que deberá ser radicada por medio de correo electrónico enviado a recursoshumanos@refrastrabe.com

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 19. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES: REFRASTRABE adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para el almacenamiento de los datos, REFRASTRABE mantendrá los archivos protegidos, para el uso único para el que fueron destinados. Las bases de datos están alojadas de manera digital en el servidor de nuestra compañía que otorgan niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad.

Artículo 20. AVISO DE PRIVACIDAD: Es el documento mediante el cual se da a conocer al titular la información relativa a la existencia de la política de tratamiento de datos personales, la forma de acceder a esta, la finalidad de este, los datos de contacto de la Empresa y los canales dispuestos por la misma para que los titulares de la información ejerzan los derechos previstos en la presente política.

El aviso de privacidad se encuentra disponible para ser consultado permanentemente en el sitio web de REFRASTRABE https://www.refrastrabe.com/industrias/

ARTÍCULO 21. ARTICULACIÓN CON EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO – SAGRILAFT: REFRASTRABE garantizará que el tratamiento de la documentación y registros que se generen por la implementación y ejecución del SAGRILAFT deberán ajustarse a las prescripciones legales contenidas en la Ley 1581 de 2012, y demás normas concordantes y complementarias, en lo que guarda relación con la protección de datos personales.

Conforme con lo dispuesto por el literal b) de la Ley 1581 de 2012, el régimen de protección de datos personales no será de aplicación, a las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, por lo que en principio su utilización no requeriría de una autorización de su titular, pero se garantiza la seguridad y la confidencialidad de estos.

ARTÍCULO 22. INTEGRACIÓN. Hace parte integral de esta Política el aviso de privacidad, la autorización de uso de datos e imagen.

ARTÍCULO 23. VIGENCIA: Esta actualización de la política fue aprobada luego de la expedición de las normas relativas al hábeas data, modificada en función de las normas reglamentarias expedidas correspondientes y publicada en la página web https://www.refrastrabe.com/industrias/. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 20 de febrero de 2026

[1] Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

[2] Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015.

[3] Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

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